簡報的製作重點-『非深入討論簡報』的布局

一般業務往來免不了要做簡報，除非是進行深入討論，否則30分鐘的簡報時間已然足夠，經驗豐富的簡報人員約準備6～10張投影片，簡報的內容分3～5個重點即可，再加上簡報開始的簡報人介紹，與簡報終了的內容回顧，就可以完成一次水準以上的簡報，重點簡述如下：

1.非深入討論時，簡報時間約30分鐘為佳。

2.以一張投影片講述3～5分鐘的速度，30分鐘的簡報需6～10張內容投影片。

3.非深入討論時，簡報重點以3個為佳，最多不要超過5個。

4.簡報開始需做簡報人介紹，輔以一張投影片為佳。

5.簡報結束需做重點回顧，輔以一張投影片為佳。

各重點詳述如下：
1.『非深入討論簡報』多為泛泛之談，聽眾能保持30分鐘的注意力已然非常了不起，簡報人若無法於30分鐘內讓聽眾瞭解講述內容，時間拖的再長，應該也無法令聽眾瞭解了。
2.投影片講述速度取決於簡報人的經驗，將投影片講長不容易，旁徵博引非得是經驗豐富的簡報人方可做到，初出茅廬者每張講述3分鐘恐怕都有問題，各位看官可以試試，唸一段文字3分鐘約莫要唸上300個字，可一張投影片分5個小點，每點20個字，整個放上100個字已經太多了，所以如何擠出足夠的口白，利用口白來豐富投影片的內容，非見聞廣博、反覆練習不能做到，如每張投影片講述的時間短，造成30分鐘內講述投影片過多，也會不利於聽眾瞭解，總結而論，30分鐘的簡報使用6～10張內容投影片應是一個合理的數字。
3.『非深入討論簡報』的重點絕對不能多，聽眾會記不住，因為心理學的實驗已經反覆證明過，一般人的『短期記憶』非常有限，如要講述更多內容，只能採重點細分次重點、次重點再細分次次重點...來解決，每個分支3～5個要點為佳，這時簡報人歸納整理簡報內容就變的非常重要，如何訂出重點、次重點...等要點？各層要點間的比重要相當？都是非常考究簡報人的分析能力！
4.簡報人與簡報主題間的關聯性是讓聽眾信服的重點，資深簡報人常於簡報的開始，利用小故事、簡報人的學經歷...巧妙的將簡報人與簡報主題勾串起來，除了讓聽眾信服外，還要引起聽眾的興趣。
5.重點回顧主要是用來加深聽眾的印象與調整簡報時間用的，適才曾提及人類的『短期記憶』有限，而讓『短期記憶』成為『長期記憶』最有效的方式在於『複述』與『有意義的串連』，所以簡報的最後來個重點回顧是非常有必要的動作。